В этом месяце я общался сразу с четырьмя людьми, которые рассылали приглашения, и кое-кому помог. Полагаю, многим будет полезно узнать, с какими трудностями сталкиваются организаторы мероприятий, рассылая приглашения по электронной почте, и какие ошибки они при этом допускают.

Нежелание автоматизировать свой труд

Самая первая ошибка. Некоторым людям проще повторить 50 раз одно и то же действие, заменяя адрес, имя и фамилию, чем однажды приложить умственные усилия, разобраться с программой и поручить ей то, что должна делать машина.

Почему это ошибка? Во-первых, тратится время, которое можно израсходовать куда более эффективно. Во-вторых, человеческий фактор непременно даст о себе знать. Либо в адресе ошибетесь, либо перепутаете адреса разных людей. Либо назовете госпожу господином. В общем, рутинные действия лучше поручить машине, убедившись предварительно, что все сработает правильно.

Нежелание тестировать перед рассылкой

Нежелание тестировать перед тем, как выполнить рассылку — это легкомыслие. Письмо сразу рассылают по всей базе, а потом говорят «#%@, что ж я сделал-то…» или «Мамочки… меня уволят, меня уволят…»

Выясняется, что в письме сделали не ту подпись. Или ошиблись в шаблоне рассылки, и вместо «Уважаемый Петр Петрович» пяти сотням человек ушло «Уважаемый Петрович Иванов», а то и вовсе «Уважаемый %nam% %surnam%».

Недавний случай: знакомая разослала текст: «Приглашаем Вас на». Один из получателей даже ответил: «Такого короткого приглашения я еще не получал».

Тупая «автоматизация»

Вместо того чтобы приобрести специальную программу или заказать скрипт, просто ставят «в копию» всех адресатов и никак не персонализируют рассылку. Это — признак непрофессионализма. За такое руки отрывают.

Во-первых, получателям вовсе не обязательно знать адреса других приглашенных и видеть, как вы раздаете их электропочту направо и налево.

Во-вторых, некоторые люди очень негативно реагируют на подобные письма, видя в этом знак неуважения к своей персоне.

В-третьих, некоторые «продвинутые» спамфильтры отсекают письма со слишком большим количеством адресатов в копии.

Отсутствие персонализации

Люди откликаются на свое имя. Люди чаще откликаются на персонализированные сообщения. Люди реже принимают такие сообщения за спам. Рассылать приглашения без персонализации — непрофессионально.

Отсутствие проверки и контроля

Отсутствие предварительной проверки списка адресов и последующего контроля доставки. Разослали, отчитались и забыли. То, что примерно треть людей могли сменить работу или же письма блокированы спамфильтром, горе-рассыльщиков не волнует.

Если работать на совесть, то с людьми, до которых не дошли письма, необходимо связаться другим образом, выяснить их новый email и заменить во всех базах.

Игнорирование борцов со спамом

Например, рассылают с провайдерского SMTP-сервера, а то и вовсе с SMTP, встроенного в почтовую программу. Массовые рассылки с провайдерских SMTP часто принимают за спам и блокируют. То же самое касается рассылок через бесплатные ящики. Сделайте нормальный ящик на сайте мероприятия, через него и рассылайте.

Злоупотребление HTML-письмами и картинками

Заказчики рассылок считают, что их красочный 20-килобайтный логотип и 80-килобайтноефоновое изображение, а также десяток логотипов партнеров мероприятия всенепременно должны быть разосланы с приглашением.

Пиарщики и пиарщицы! Не стесняйтесь, тыкайте носом своих начальников и клиентов в эти строки. У многих людей почтовые программы просто не показывают картинок, например, с внешних серверов. Письмо с «дырками» вместо картинок выглядит хуже, чем письмо без картинок.

Письмо, нафаршированное картинками, больше похоже на спам, чем нормальное письмо в виде простого текста. Письмо, нафаршированное картинками, не обрадует адресата своими объемами и ожиданием скачивания. Да и разослать 1000 писем по 200 килобайт — тоже не шутка.

Лично я письма отправляю в plain text, при необходимости прилагая какие-то файлы. И вам советую поступать так же. Заметьте, речь идет о приглашении на мероприятие, а не о рекламе. Есть исследования, которые показывают большую эффективность рекламных HTML-писем с картинками.

Ошибки в тексте письма

Поначалу сомневался, стоит ли писать этот пункт. Видимо, стоит. Почему-то люди забывают проверить орфографию, пренебрегают возможностями «Ворда» и не утруждают себя попросить коллегу вычитать текст. Так и приглашают — на «семенар».

Отсутствие «напоминалок»

Рассуждают так: «Ну мы же послали им письмо за месяц, они же не глупые, зачем нам лишний раз делать рассылку?» Так рассуждают те, для кого результат — не пришедшие люди, а разосланные письма.

Получив письмо за месяц, многие могут просто забыть дату, забегаться в своих делах. Поэтому одного письма мало. Мало приглашасить за месяц, нужно напоминить недельки за две, а потом еще раз, за пару дней до мероприятия.

Что обязательно должно быть в рассылке-приглашении

• В поле «Кому» можно поставить имя и фамилию получателя: Петр Иванов <ivanov@petya.ru>. Адресат среагирует на свое имя. Так вы уменьшите вероятность того, что письмо случайно примут за спам. Человек увидит, что пишут именно ему, и с большей вероятностью откроет письмо.
• В поле «От кого» поставить не просто свой адрес, а написать, кто вы. Например, «Оргкомитет межпланетного форума идиотов».
• В теме письма написать, кому и о чем оно. Например: «Петру Иванову — Приглашаем на межпланетный форум идиотов», а не просто «Межпланетный форум».
• В начале письма поздороваться с человеком, причем лучше по имени и отчеству, а не «Уважаемый(ая) господин(жа) Иванов».
• В первых строках объяснить человеку, почему это письмо пришло к нему и показать, что письмо заслуживает внимания. Например: «Мы приглашаем Вас на форум идиотов как всем известного идиота поистине межпланетного масштаба».
• Рассказать человеку, зачем ему это мероприятие, что там будет интересного и полезного, а также почему стоит зарегистрироваться побыстрее.
• Дать полезную информацию. Ссылку на программу мероприятия, схемы проезда, форму регистрации и т.п. Потом, кстати, можно будет оценить эффективность кампании, отследив переходы по этим ссылкам.
• Дать координаты для связи, причем не безликого «оргкомитета», а конкретного человека. Проявите уважение к тем, кого приглашаете. Не заставляйте их мычать в трубку и звать «эммм… вот этих, которые у вас нуууу… конференцию организуют».

Что обязательно сделать перед рассылкой

• Установить программу для рассылки и научиться ей пользоваться. Настроить программу и проверить ее работоспособность.
• Сделать ящик на сайте мероприятия или на сайте организатора и настроить рассылку через соответствующий SMTP.
• Свести все адреса в единую базу. Желательно, чтобы в базе были email, фамилия, имя, отчество и пол (не надо госпожу называть в письме господином). Если фамилия, имя и отчество будут присутствовать и в дательном падеже (кому — Петру Иванову), то вообще здорово.
• Проверить существование адресов из базы (для этого тоже есть специальные программы). Выяснить новые адреса тех, кто сменил почтовый ящик.
• Проверить текст сообщения и попросить коллегу подстраховать вас. Если есть возможность — отдать корректору.
• Сделать шаблон и провести пробную рассылку по вашим коллегам. Убедиться, что имена с фамилиями из базы встают куда следует, что текст сообщения не искажен, что господина не назвали госпожой, а уважаемую — уважаемым.

Способ отследить работу кампании

Если вы включаете в письмо какую-то ссылку, то можете эту ссылку «пометить» специальным образом, а затем отследить переходы с писем при помощи систем статистики.

Например, «помеченная» ссылка на blog.micromarketing.ru может выглядеть так: blog.micromarketing.ru/?utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=example