7 октября 2007 года в рубриках «Интернет», «Ошибки», «Советы» и «Рассылки»

Рассылаем приглашения по электронной почте: ошибки и советы

В этом месяце я общался сразу с четырьмя людьми, которые рассылали приглашения, и кое-кому помог. Полагаю, многим будет полезно узнать, с какими трудностями сталкиваются организаторы мероприятий, рассылая приглашения по электронной почте, и какие ошибки они при этом допускают.

Нежелание автоматизировать свой труд

Самая первая ошибка. Некоторым людям проще повторить 50 раз одно и то же действие, заменяя адрес, имя и фамилию, чем однажды приложить умственные усилия, разобраться с программой и поручить ей то, что должна делать машина.

Почему это ошибка? Во-первых, тратится время, которое можно израсходовать куда более эффективно. Во-вторых, человеческий фактор непременно даст о себе знать. Либо в адресе ошибетесь, либо перепутаете адреса разных людей. Либо назовете госпожу господином. В общем, рутинные действия лучше поручить машине, убедившись предварительно, что все сработает правильно.

Нежелание тестировать перед рассылкой

Нежелание тестировать перед тем, как выполнить рассылку — это легкомыслие. Письмо сразу рассылают по всей базе, а потом говорят «#%@, что ж я сделал-то…» или «Мамочки… меня уволят, меня уволят…»

Выясняется, что в письме сделали не ту подпись. Или ошиблись в шаблоне рассылки, и вместо «Уважаемый Петр Петрович» пяти сотням человек ушло «Уважаемый Петрович Иванов», а то и вовсе «Уважаемый %nam% %surnam%».

Недавний случай: знакомая разослала текст: «Приглашаем Вас на». Один из получателей даже ответил: «Такого короткого приглашения я еще не получал».

Тупая «автоматизация»

Вместо того чтобы приобрести специальную программу или заказать скрипт, просто ставят «в копию» всех адресатов и никак не персонализируют рассылку. Это — признак непрофессионализма. За такое руки отрывают.

Во-первых, получателям вовсе не обязательно знать адреса других приглашенных и видеть, как вы раздаете их электропочту направо и налево.

Во-вторых, некоторые люди очень негативно реагируют на подобные письма, видя в этом знак неуважения к своей персоне.

В-третьих, некоторые «продвинутые» спамфильтры отсекают письма со слишком большим количеством адресатов в копии.

Отсутствие персонализации

Люди откликаются на свое имя. Люди чаще откликаются на персонализированные сообщения. Люди реже принимают такие сообщения за спам. Рассылать приглашения без персонализации — непрофессионально.

Отсутствие проверки и контроля

Отсутствие предварительной проверки списка адресов и последующего контроля доставки. Разослали, отчитались и забыли. То, что примерно треть людей могли сменить работу или же письма блокированы спамфильтром, горе-рассыльщиков не волнует.

Если работать на совесть, то с людьми, до которых не дошли письма, необходимо связаться другим образом, выяснить их новый email и заменить во всех базах.

Игнорирование борцов со спамом

Например, рассылают с провайдерского SMTP-сервера, а то и вовсе с SMTP, встроенного в почтовую программу. Массовые рассылки с провайдерских SMTP часто принимают за спам и блокируют. То же самое касается рассылок через бесплатные ящики. Сделайте нормальный ящик на сайте мероприятия, через него и рассылайте.

Злоупотребление HTML-письмами и картинками

Заказчики рассылок считают, что их красочный 20-килобайтный логотип и 80-килобайтноефоновое изображение, а также десяток логотипов партнеров мероприятия всенепременно должны быть разосланы с приглашением.

Пиарщики и пиарщицы! Не стесняйтесь, тыкайте носом своих начальников и клиентов в эти строки. У многих людей почтовые программы просто не показывают картинок, например, с внешних серверов. Письмо с «дырками» вместо картинок выглядит хуже, чем письмо без картинок.

Письмо, нафаршированное картинками, больше похоже на спам, чем нормальное письмо в виде простого текста. Письмо, нафаршированное картинками, не обрадует адресата своими объемами и ожиданием скачивания. Да и разослать 1000 писем по 200 килобайт — тоже не шутка.

Лично я письма отправляю в plain text, при необходимости прилагая какие-то файлы. И вам советую поступать так же. Заметьте, речь идет о приглашении на мероприятие, а не о рекламе. Есть исследования, которые показывают большую эффективность рекламных HTML-писем с картинками.

Ошибки в тексте письма

Поначалу сомневался, стоит ли писать этот пункт. Видимо, стоит. Почему-то люди забывают проверить орфографию, пренебрегают возможностями «Ворда» и не утруждают себя попросить коллегу вычитать текст. Так и приглашают — на «семенар».

Отсутствие «напоминалок»

Рассуждают так: «Ну мы же послали им письмо за месяц, они же не глупые, зачем нам лишний раз делать рассылку?» Так рассуждают те, для кого результат — не пришедшие люди, а разосланные письма.

Получив письмо за месяц, многие могут просто забыть дату, забегаться в своих делах. Поэтому одного письма мало. Мало приглашасить за месяц, нужно напоминить недельки за две, а потом еще раз, за пару дней до мероприятия.

Что обязательно должно быть в рассылке-приглашении

  • В поле «Кому» можно поставить имя и фамилию получателя: Петр Иванов <ivanov@petya.ru>. Адресат среагирует на свое имя. Так вы уменьшите вероятность того, что письмо случайно примут за спам. Человек увидит, что пишут именно ему, и с большей вероятностью откроет письмо.
  • В поле «От кого» поставить не просто свой адрес, а написать, кто вы. Например, «Оргкомитет межпланетного форума идиотов».
  • В теме письма написать, кому и о чем оно. Например: «Петру Иванову — Приглашаем на межпланетный форум идиотов», а не просто «Межпланетный форум».
  • В начале письма поздороваться с человеком, причем лучше по имени и отчеству, а не «Уважаемый(ая) господин(жа) Иванов».
  • В первых строках объяснить человеку, почему это письмо пришло к нему и показать, что письмо заслуживает внимания. Например: «Мы приглашаем Вас на форум идиотов как всем известного идиота поистине межпланетного масштаба».
  • Рассказать человеку, зачем ему это мероприятие, что там будет интересного и полезного, а также почему стоит зарегистрироваться побыстрее.
  • Дать полезную информацию. Ссылку на программу мероприятия, схемы проезда, форму регистрации и т.п. Потом, кстати, можно будет оценить эффективность кампании, отследив переходы по этим ссылкам.
  • Дать координаты для связи, причем не безликого «оргкомитета», а конкретного человека. Проявите уважение к тем, кого приглашаете. Не заставляйте их мычать в трубку и звать «эммм… вот этих, которые у вас нуууу… конференцию организуют».

Что обязательно сделать перед рассылкой

  • Установить программу для рассылки и научиться ей пользоваться. Настроить программу и проверить ее работоспособность.
  • Сделать ящик на сайте мероприятия или на сайте организатора и настроить рассылку через соответствующий SMTP.
  • Свести все адреса в единую базу. Желательно, чтобы в базе были email, фамилия, имя, отчество и пол (не надо госпожу называть в письме господином). Если фамилия, имя и отчество будут присутствовать и в дательном падеже (кому — Петру Иванову), то вообще здорово.
  • Проверить существование адресов из базы (для этого тоже есть специальные программы). Выяснить новые адреса тех, кто сменил почтовый ящик.
  • Проверить текст сообщения и попросить коллегу подстраховать вас. Если есть возможность — отдать корректору.
  • Сделать шаблон и провести пробную рассылку по вашим коллегам. Убедиться, что имена с фамилиями из базы встают куда следует, что текст сообщения не искажен, что господина не назвали госпожой, а уважаемую — уважаемым.

Способ отследить работу кампании

Если вы включаете в письмо какую-то ссылку, то можете эту ссылку «пометить» специальным образом, а затем отследить переходы с писем при помощи систем статистики.

Например, «помеченная» ссылка на blog.micromarketing.ru может выглядеть так: blog.micromarketing.ru/?utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=example

19 комментариев

1

7 октября 2007 года в 16:24

Алексей Новиков пишет:

Кстати, из опробованных мною программ удобнее всего мне показалась ePochta Mailer.

2

7 октября 2007 года в 16:25

Сергей комментирует:

ePochta при небольших обьемах действительно очень удобна. правда в комплексе с другими своими программами.

3

7 октября 2007 года в 16:37

Eny комментирует:

Сергей, а небольшие объемы - это сколько? Вы пользовались демоверсией или покупали пакет ePochta?

4

7 октября 2007 года в 17:06

Саминский Алексей пишет:

Я купил E-Pochta, в целом вполне симпатичный продукт и единственный, который правильно работает с русскими заголовками писем.

E-Pochta мейлер имеет некоторые недостатки, в частности не поддерживает SSL авторизацию на почтовом сервере, поэтому, например, невозможно отправлять письма через GMAIL.

Есть так же манера несколько зависать при отправке.

5

7 октября 2007 года в 20:40

Лаконичный посыл | велоДЕвелоПМЕНТ отвечает:

[…] Вообще очередной полезный текст в блоге “Микромаркетинг”. […]

6

8 октября 2007 года в 00:33

Вадим отвечает:

Пост проплачен E-pochta-ой ?
:)

7

8 октября 2007 года в 02:30

Евгения Синепол отвечает:

Лёш, а какой программой проверять существование адресов?

8

8 октября 2007 года в 11:31

Алексей Новиков пишет:

Нет, Вадим, не проплачен :-) Но я думаю предложить им повесить баннерок в этом посте за лицензию на пару их программ.

Евгения, есть программа, называется ePochta Verifier (блин, они еще не проплатили, а я их тут рекламирую).

9

15 октября 2007 года в 05:03

Владимир Гольдберг пишет:

:) Теперь я готов демонстрировать это директору.
Дико во многом для россиян, что за какой-то там софт нужно ещё и платить. Надеюсь уверю его. Если уж нам так хочется «завоёвывать» рынок, авось с Вашей помощью удастся.

10

3 декабря 2007 года в 10:11

Valeriya комментирует:

Спасибо за полезную информацию. Судя по всему, E-Pochta вполне привлекательный продукт, не смотря на некоторые недостатки, отмеченные участниками (не поддерживает SSL авторизацию на почтовом сервере, поэтому, например, невозможно отправлять письма через GMAIL). А сколько стоит пакет?

11

8 января 2008 года в 15:35

почтовая рассылка комментирует:

Привет от спамеров :)
Уважаемый автор сам описывает методы спама и как его правильно делать , ну чтож большое спасибо :)

12

28 января 2008 года в 15:02

Я.В. пишет:

Поддерживаю по всем пунктам, кроме выбора софта. Часто неумелую рассылку делают именно корпоративные клиенты, у которых стоит стандартный набор - MS Office, имеющий в составе Outlook, который прекрасно умеет работать с функцией «Письма и рассылки -> Слияние». И великолепно создается-персонализируется-просматривается, хотя функция SMTP-сервера весьма бы помогла.
Хотя, если нет такой необходимости, при использовании софта от Microsoft (если корп. стандартом почтового сервера, к примеру, является MS Exchange Server) наиболее естественным является хранение контактов в почтовике же. Поэтому самое удобное решение - все-таки интегрируемое в почтовый клиент и берущий из его адресной книги уже классифицированные контакты.
Забавный глюк, кстати - на сайте ePochta Mailer продается с индекса за 1400, а с «нутрянки» - за 1700 рэ :)

13

17 сентября 2008 года в 22:52

Ильдар пишет:

здравствуйте! а скажите пожалуйста, в программе ePochta какое самое большое колличество сообщений можно отправить за раз? и какой сервер лучше использовать для рассылки?

14

18 сентября 2008 года в 00:18

Алексей Новиков пишет:

Количество — кажется, без ограничений. А сервер лучше использовать тот, на котором почтовый ящик отправителя содержится.

15

30 октября 2008 года в 14:06

Галина отвечает:

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как настроить «Общие настройки», в частности сервер, если почтовый ящик отправителя mail.ru? Как не пытаюсь, все время ошибки выдает.

16

3 сентября 2009 года в 20:35

Александр отвечает:

ePochta Mailer - Программа просто SUPER, пользуюсь полгода. Сэкономил массу времени. Очень удобный и приятный интерфейс. Отличная справка. Рекомендую ВСЕМ. Сейчас собираюсь покупать дополнение ePochta Verifier, в будущем ePochta Harvester. Спасибо Разработчикам.

17

24 сентября 2010 года в 19:41

Олег отвечает:

Ничем особо не привлекательная e-Pochta. Тестировал 3 программы: Epochta extractor - работает очень быстро (это плюс), но многие сайты которые выкачивают другие проги - не может. Epochta mailer - удалось разослать 10 000 писем, потом забанил провайдер. Отдача - 1-2%. Проверка адресов Epochta veryfier - в принципе другие программы по проверке адресов других производителей все глючат, как правило пишет недействительными все адреса с публичных серваков, mail.ru и др.

18

3 октября 2010 года в 22:30

Виталий пишет:

Мне нравится набор программ ePochta, для моей работы это оптимальное решение. Майлером пользуюсь уже три года, назрело время расширить базу подписчиков - протестировал несколько екстракторов, остановился опять-таки на ePochta Extractor. Опять таки поддержка работает по всем направлениям. Думаю, что со временем возьму полный комплект программ.

19

3 марта 2011 года в 02:37

Алексей отвечает:

О Е-Майлере рассказал приятель. Как он выразился, «программа неплоха. Из шести тысяч адресов отбоев от антиспама бывает не больше пяти процентов. Это хорошо». Так что хочу попробовать сам. Посмотрим, что получится.