25 февраля 2007 года в рубрике «Советы»

Дополняемые чеклисты: учимся на любых ошибках

Говорят, что умные учатся на чужих ошибках, а дураки на своих. Неправда. Умные учатся на любых ошибках. Анализируя ошибки, умные накапливают опыт.

Учитывая, что некоторые ошибки стоят немалых денег, повторение их каждым сотрудником нежелательно. Но как тогда опыт передать?

Я использую чеклисты, но не простые, а дополняемые. Что такое чеклист? В самом простом случае это некий список с квадратиками для отметок. Выполняя какую-нибудь работу, вы проходитесь по пунктам и отмечаете то, что сделано. Очень облегчает жизнь когда надо учесть множество мелочей, держать которые в голове обременительно и нерационально.

Теперь представьте, что из-за какой-то дурацкой ошибки случаются неприятности. Например, перед презентацией не проверили, есть ли кабель для проектора. Достаете проектор, а кабеля нет (кто-то его взял из сумки на время, да забыл вернуть). Презентация может сорваться из-за сущего пустяка. Хорошо если удастся на месте такой кабель найти и выпросить.

Или заказываете, например, полиграфию, но не проводите цветопробу. В результате весь тираж оказывается испорчен: цвета не соответствуют фирменным.

Такие моменты лучше держать не в голове, а в чеклисте. Но лист не должен быть статичным. Каждый раз, как всплывает (не обязательно у вас самих) новая «фишка» или ошибка, дополняйте чеклист.

Помимо разгрузки памяти и экономии нервов, такие листы, будучи правильно составленными, играют роль миниатюрной «базы знаний». Даете сотруднику поручение — соответствующий чеклист в руки. И сами спокойно занимаетесь более важным делом.

12 комментариев

1

26 февраля 2007 года в 21:07

lessio отвечает:

А как или в чем составляешь чеклисты?

2

26 февраля 2007 года в 23:42

Алексей Новиков отвечает:

В простом Ворде. В качестве маркеров списка делаю квадратики, в который потом будут ставить галочки. Здесь чем проще — тем лучше. Потом такой список можно распечатать и дать исполнителям, а затем при сдаче задания просмотреть. И для самоконтроля исполнителей очень хорошо. И для самоконтроля меня самого тоже :)

3

28 февраля 2007 года в 01:07

chelcool отвечает:

Есть очень функциональная прога от Adobe - LiveCycle Designer (http://www.adobe.com/uk/products/server/adobedesigner/). В ней много чего наворочено, но смысл в том, что можно легко создавать различные формы, в т.ч. и чеклисты, которые экспортируются в PDF. Есть удобная штука: в PDF встраивается сабмит, т.е. по окончании заполнения форма отправляется по указанному мылу.

А идея с чеклистами действительно хорошая. Просто и удобно.

4

28 февраля 2007 года в 12:10

Алексей Новиков комментирует:

Тут надо учитывать два момента:

1. Такими специализированными программами менеджеры практически не пользуются, а Ворд им всем знаком.

2. Зачастую напечатанное на бумаге практичнее, чем форма в электронном виде. Особенно когда работаешь «в поле».

5

28 февраля 2007 года в 22:23

Olga Stepanchuk пишет:

Алексей, как я понимаю, существует общий чеклист на определенную задачу. Меня интересует механизм корректировки чеклиста для компании, у которой большой дистанционно разрозненный коллектив. Происходит ошибка и чеклист дополняет тот, кто эту ошибку допустил или заметил. Соответсвенно, тогда остается вопрос ознакомления всех с обновленным чеклистом.Правильно? Значит, неплохо бы размещать такие листы в папках всеобщего доступа, чтобы каждый мог дополнить и увидеть последнюю версию. А как это технически сделать случайно не знаете?

6

28 февраля 2007 года в 23:47

Алексей Новиков отвечает:

У нас компания небольшая, а многие листы я веду сам для себя. Соответственно, сам же их и пополняю.

Для больших компаний, полагаю, ведением листов может заниматься руководитель рабочей группы, отдела или проекта. Ведь именно он анализирует неудачи и ошибки и принимает по их следам соответствующие решения.

Общий доступ к таким листам можно организовать через интранет или экстранет, либо через общие папки в локальной сети.

Можно написать модуль к внутрикорпоративному порталу. Этот модуль позволит людям предлагать свои изменения, сохранять разные версии. Редактор сможет модерировать эти изменения, править их, одобрять или отклонять.

В своих масштабах я использую самый простой способ: веду чеклисты сам и храню их в папке общего доступа.

7

1 марта 2007 года в 13:14

Андрей Коновалов комментирует:

Мы используем корпоративный интранет-портал (MS SharePoint), в нём полная интеграция с офисом - файл «забирается с блокированием» на редактирование прямо в ворд/эксель и пока он редактируется, никто его не может менять, но видно, кто файл забрал. Более того, у всех файлов имеется версионность, т.е. можно смотреть историю модификаций.

8

3 марта 2007 года в 01:10

Lesha комментирует:

Это на майнд мапы чем то похоже, вобще надо поискать, думаю в инете есть сервис где народ обменивается такими чек листами.

9

7 марта 2007 года в 20:35

Дмитрий Сергеев пишет:

Я на бумаге списки составляю :) И очень доволен. Пробовал переходить на софт, но он не всегда под рукой. А бумага — на столе.

Кстати, чеклисты можно называть «контрольными списками». Это для пуристов.

10

10 марта 2007 года в 01:29

Alex пишет:

Это мое сообщение

11

7 мая 2007 года в 11:43

Максим отвечает:

В авиации это называется контрольная карта :) Которую прочитывают перед взлетом, например…дабы ничего не забыть.

12

18 марта 2010 года в 17:42

fubu отвечает:

А я юзаю Mindmanager - мегаудобная тулза, сопровождает меня на протяжении всего проекта

Можете высказаться: